Política de tratamiento de datos personales

Ley 1581 de 2012 y Decreto 1377 de 2013 · Colombia · Versión 1.0 del 9 de septiembre de 2026

1 · Quién trata sus datos

Responsable / Encargado

Diego Andrés Ramírez Mejía, persona natural inscrita en el RUT, que opera bajo el nombre comercial Aiteralabs. No existe todavía una sociedad: el servicio lo presta una persona natural y así responde.

NIT

PENDIENTE · número de cédula con dígito de verificación, según el RUT

Domicilio

Medellín, Colombia · PENDIENTE · dirección del RUT

Correo para asuntos de datos personales

PENDIENTE · canal de contacto

Teléfono

PENDIENTE

Aiteralabs opera una plataforma que atiende pedidos por WhatsApp en nombre de restaurantes. Eso define dos papeles distintos, en los términos del artículo 3 de la Ley 1581:

• Frente a los comensales que escriben a un restaurante, el restaurante es el Responsable del tratamiento y Aiteralabs actúa como Encargado: trata los datos por cuenta del restaurante y según sus instrucciones.
• Frente al personal de los restaurantes que usa el panel de operación, Aiteralabs es el Responsable.

PENDIENTE · revisión jurídica de esta distribución de papeles y del contrato de encargo con cada restaurante.

2 · Qué datos se tratan

Solo los que la operación de un pedido necesita:

• Del comensal: número de WhatsApp, nombre de perfil tal como lo entrega WhatsApp, el contenido de los mensajes intercambiados con el restaurante —texto, y la transcripción de las notas de voz: el audio se descarga para transcribirlo y no se conserva—, las direcciones de entrega que el comensal indique, el detalle de sus pedidos, y las imágenes de comprobantes de pago que envíe para que el restaurante las verifique.
• Del personal del restaurante: el número de WhatsApp del dueño, con el que acepta o rechaza pedidos, y —cuando exista el panel— correo de acceso, rol (dueño, cajero, cocina) y las acciones sobre los pedidos.
• Técnicos: registros de las notificaciones que WhatsApp envía a la plataforma y registros de operación del servicio, necesarios para depurar fallos y para que ningún mensaje se pierda.

No se recogen datos sensibles ni de menores de edad de forma deliberada. El sitio público aiteralabs.com no usa cookies ni rastreadores.

3 · Para qué

• Recibir el pedido, aclararlo con el comensal y entregárselo al restaurante para que lo prepare y lo despache.
• Permitir que el restaurante verifique el pago. La verificación la hace una persona del restaurante; la plataforma no aprueba pagos automáticamente.
• Recordar direcciones y pedidos anteriores del comensal con ese mismo restaurante, para no pedirlos otra vez.
• Atribuir los costos de mensajería a cada restaurante y medir el funcionamiento del servicio.
• Resolver disputas: el precio de cada producto se conserva tal como estaba en el momento del pedido.

Los mensajes se procesan con un sistema de inteligencia artificial que interpreta el pedido. Ese sistema no fija precios ni totales: los calcula el servidor del restaurante contra su lista de precios, y el pedido queda registrado con el precio de ese momento. En la primera conversación el asistente informa que hay inteligencia artificial en medio y enlaza esta política (aviso de tratamiento, artículo 12 de la Ley 1581).

4 · Con quién se comparten

• Meta Platforms (WhatsApp Business Platform): es el canal por el que llegan y salen los mensajes. Sus servidores están fuera de Colombia.
• OpenAI (OpenAI, L.L.C., Estados Unidos), proveedor del modelo de inteligencia artificial y de la transcripción de notas de voz. Recibe el texto de los mensajes y el audio de las notas de voz necesarios para interpretar el pedido; la plataforma le pide no conservar ese contenido (store: false). Como respaldo puede usarse Anthropic (Estados Unidos) para el texto. Sus servidores están fuera de Colombia.
• Supabase (base de datos, región us-east-1) y Hostinger (servidor), en Estados Unidos.
• El restaurante al que el comensal le escribe, que es quien atiende el pedido.
• El domiciliario que lleva el pedido, cuando la entrega es a domicilio. Recibe el nombre, el teléfono y la dirección de las personas de ese viaje, y nada más: no ve el valor del pedido, ni otros pedidos del restaurante, ni ningún dato de otros clientes. El acceso es un enlace de un solo viaje que le llega por WhatsApp y que vence a las 6 horas de la salida, o antes si el viaje se cierra. El domiciliario lo elige y lo contrata el restaurante; Aiteralabs solo le da la pantalla para marcar cada entrega. PENDIENTE · revisión jurídica de si el domiciliario es un Encargado del restaurante o un tercero receptor, y de la cláusula que corresponda en el contrato.

Estas comunicaciones constituyen transferencia internacional de datos en los términos del artículo 26 de la Ley 1581. PENDIENTE · opinión jurídica sobre la transferencia internacional y la cláusula correspondiente en el contrato con cada restaurante. No se venden datos a terceros.

5 · Cuánto tiempo se conservan

• Pedidos, mensajes y datos del comensal: veinticuatro (24) meses desde el último pedido del comensal con ese restaurante, o hasta que el restaurante deje de ser cliente, lo que ocurra primero; después se eliminan, salvo lo que una obligación legal del restaurante exija conservar.
• Imágenes de comprobantes de pago: se eliminan después de que el restaurante las verifica (con un margen de 24 horas). Se conservan una huella digital de la imagen, para detectar comprobantes reutilizados, durante doce (12) meses, y el monto, la fecha y la referencia que muestra el comprobante, junto con el pedido, durante veinticuatro (24) meses. La plataforma no aprueba pagos automáticamente: una persona del restaurante confirma en su banco. (Función prevista; hoy la plataforma no recibe comprobantes.)
• Registros técnicos de notificaciones: un máximo de 14 días una vez procesados. La purga es automática y corre desde el propio sistema varias veces al día; una notificación que todavía no se pudo procesar se conserva hasta que se procese.
• Registros de operación del servicio: se rotan automáticamente; ningún valor secreto ni parámetro de consulta queda escrito en ellos.

6 · Sus derechos

Conforme al artículo 8 de la Ley 1581, usted puede:

1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
2. Solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo cuando la ley no la exija.
3. Ser informado sobre el uso que se les ha dado a sus datos.
4. Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (artículo 19).
5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando no se respeten los principios, derechos y garantías legales.
6. Acceder de forma gratuita a sus datos personales.

7 · Cómo ejercerlos

Escriba al correo indicado en la sección 1 (PENDIENTE) o al mismo número de WhatsApp del restaurante pidiendo hablar con una persona, con su número de WhatsApp o su correo de acceso, la descripción de la solicitud y, si es un reclamo, los hechos que lo motivan. Si su relación es con un restaurante, puede presentar la solicitud ante el restaurante o ante Aiteralabs, que la tramitará por cuenta de él.

• Consultas (artículo 14): respuesta en un término máximo de diez (10) días hábiles desde la fecha de recibo. Si no fuera posible, se le informará antes de vencer ese plazo, indicando la nueva fecha, que no superará cinco (5) días hábiles más.
• Reclamos (artículo 15): si el reclamo está incompleto, se le pedirá completarlo dentro de los cinco (5) días siguientes; si pasan dos (2) meses sin respuesta, se entiende desistido. Recibido completo, se incluye la leyenda «reclamo en trámite» en la base de datos en un término no mayor a dos (2) días hábiles, y se resuelve en un máximo de quince (15) días hábiles. Si no fuera posible, se le informará el motivo y la nueva fecha, que no superará ocho (8) días hábiles más.

Supresión: al solicitarla, se eliminan sus datos de la plataforma salvo aquellos que el restaurante o Aiteralabs deban conservar por obligación legal o contractual; en ese caso se le informará qué se conserva y por qué.

Persona responsable de atender peticiones, consultas y reclamos: Diego Andrés Ramírez Mejía, por el canal indicado en la sección 1.

8 · Seguridad

Los datos de cada restaurante están aislados de los demás a nivel de base de datos, de modo que un restaurante no puede acceder a la información de otro. Las credenciales que la plataforma usa para enviar mensajes en nombre de un restaurante se guardan cifradas, con la llave de cifrado fuera de la base de datos, y las conexiones a la base y a los proveedores van cifradas y con el certificado verificado. Se hacen copias de seguridad diarias cifradas. El acceso al panel de operación, cuando exista, exigirá autenticación y permisos según el rol.

9 · Vigencia y cambios

Fecha de entrada en vigencia: 9 de septiembre de 2026 (versión 1.0). Los cambios sustanciales se publicarán en esta misma dirección y se informarán a los restaurantes clientes.